13. Использование средств автоматизации ввода данных

Для ускорения набора повторяющихся текстовых данных в MS Excel предусмотрено
средство автоматического ввода — автозавершение (AutoComplete). Автозавершение позволяет
автоматически заполнять ячейку, если первые введенные символы совпадают с начальными символами ранее введенных записей или повторно вводить данные используя команду Выбрать
из списка (Pick From List). Другим средством, позволяющим ускорить ввод однотипной
информации в смежные ячейки, является автозаполнение. С помощью этого средства мы
можем заполнить смежные ячейки календарными или рабочими датами, повторяющейся
текстовой информацией или изменяющимися числовыми данными.
Перемещение и Копирование данных Часто бывает необходимо поместить одинаковую
информацию в разных ячейках одного и того же листа или на разных листах одной рабочей
книги. Для этого выполняется операция копирования данных. В случае если необходимо
перенести информацию из одной ячейки в другую, или с одного листа на другой необходимо
выполнить процедуру перемещения информации. MS Excel предоставляет различные способы
перемещения и копирования информации: с использованием буфера обмена и с помощью
мышки.
Управление элементами рабочего листа При создании таблиц часто приходится
удалять ненужные или добавлять недостающие столбцы или строки. Для корректного
отображения содержимого ячейки необходимо управлять размерами столбца или строки. MS
Excel предоставляет возможность настройки ширины строк и столбцов, добавления и удаления
строк и столбцов или некоторых диапазонов ячеек, а также объединения дипазона ячеек в
одну ячейку.
Форматирование чисел и текста Вводимая в ячейки MS Excel информация может быть
отображена на экране различными способами. Для изменения формы отображения и доступа к
информации MS Excel использует средства форматирования и защиты. MS Excel распознает
тип вводимой информации и выбирает форму ее представления или формат самостоятельно.
Форматирование информации на рабочем листе позволяет создавать удобное представление
табличных данных, делая их более привлекательными и наглядными.
Использование функций
Понятие Функций Функции — заранее определенные формулы, которые выполняют
вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке,
определяемом синтаксисом. Функции MS Excel позволяют выполнять как простые, так и
сложные вычисления, связанные с решением определенных задач. Некоторые вычисления
могут быть выполнены как с помощью формул, так и с помощью аналогичных им функций.
Например: Формула =C7+D7+E7 складывает содержимое ячеек C7, D7 и E7. Функция
=СУММ(C7:E7) — выполняет то же самое. Функции, используемые в программе MS Excel,
имеют следующий синтаксис: =ФУНКЦИЯ (аргумент1,аргумент2,...) В некоторых случаях
может потребоваться использование функции как одного из аргументов другой функции.
Использование ссылок 13.1. Понятие относительных и абсолютных ссылок в формулах
В зависимости от выполняемых задач в MS Excel можно использовать относительные ссылки
(relative references), определяющие положение ячейки относительно положения ячейки,
содержащей формулу, или абсолютные ссылки (absolute references), которые всегда указывают
на конкретные ячейки. Если перед буквой или номером стоит знак доллара, например, $A$1, то
ссылка на столбец или строку является абсолютной. При копировании формулы относительные
ссылки (relative references) автоматически корректируются, а абсолютные ссылки (absolute
references) остаются неизменными.